Ce document, annexé au contrat de bail et signé, constitue une pièce très importante pour le propriétaire et pour le locataire ; c’est principalement par comparaison des états des lieux d’entrée et de sortie que seront réglés en fin de bail les problèmes de dégradations et de réparations locatives.
Un état des lieux est, en principe, établi contradictoirement entre le propriétaire et le locataire lors de la remise et de la restitution des clés.
A défaut, il peut être établi par huissier. L’huissier intervient indifféremment à la demande du propriétaire ou du locataire dès lors qu’un établissement à l’amiable s’avère impossible. Il devra avertir les parties au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Pendant le premier mois de la période de chauffe le locataire peut demander que l’état des lieux soit complété par les indications relatives au bon fonctionnement des éléments de chauffage.
En l’absence d’état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu les locaux en bon état. Toutefois, le propriétaire qui s’est opposé à l’établissement de l’état des lieux devra prouver que le logement était en bon état lors de l’entrée dans les lieux.
Plus un état des lieux est précis, moins il sera sujet à contestation. Ne vous contentez pas de termes passe-partout tels que médiocre, passable, moyen, correct ou neuf qui figurent le plus souvent dans les formulaires types. Pour chaque pièce (n’oubliez pas les caves et annexes éventuelles) et pour chaque élément défectueux ou dégradé (carrelage, moquette, parquet, papier peint, peinture, porte, fenêtre, poignée, vitre, baignoire, évier, robinet, interrupteur, etc.), détaillez votre appréciation (taché, déchiré, rouillé, rayé, fissuré, moisi, entartré, manquant, ne fonctionne pas, etc.) et localisez précisément le siège du problème (« trou d’un centimètre de diamètre dans le mur de la cuisine côté salle de séjour au-dessus de la plinthe à droite de la prise de courant »).
Combien coûte un état des lieux ?
Trois hypothèses sont à distinguer.
Lorsque l’état des lieux est établi directement par le locataire et le propriétaire (ou son agent immobilier), il n’occasionne pas de frais ; il est donc exclu de faire payer son établissement au locataire, même partiellement.
Lorsque l’état des lieux est établi par huissier selon la procédure exposée plus haut, les frais d’établissement ne peuvent pas dépasser 152,09 euros - hors frais de lettres recommandées - quels que soient la taille du logement et le temps passé à sa rédaction. Ces frais sont partagés par moitié entre le propriétaire et le locataire.
Lorsque l’une des parties demande l’intervention d’un huissier ou d’un autre professionnel pour établir l’état des lieux, alors que l’autre partie ne s’est pas opposée à son établissement à l’amiable, les frais librement négociés avec l’intermédiaire incombent en totalité à celui qui a demandé l’intervention du professionnel (comptez de 100 à 250 euros de l’heure).
Mis à part la procédure légale d’établissement par huissier, est réputée non écrite la clause du bail qui impose la facturation de l’état des lieux au locataire.
Rémunération des intermédiaires
La rémunération des intermédiaires professionnels (agent immobilier, avocat, notaire) est partagée par moitié entre le propriétaire et le locataire. Selon la jurisprudence dominante, le partage par moitié concerne tous les frais engagés pour l’établissement du bail : commissions, honoraires de rédaction du contrat, frais de dossier, etc. (pour l’état des lieux, voir ci-dessus).
Le propriétaire qui assure lui-même l’ensemble de ces démarches ne peut prétendre à aucune rémunération ni remboursement de frais ; ainsi, il ne peut pas se faire rembourser la moitié du prix d’achat d’un contrat type.
Un renouvellement par tacite reconduction ne donne lieu à aucune rémunération car il intervient automatiquement sans négociation ni rédaction d’acte d’aucune sorte (Réponse ministérielle Bois du 17 avril 2007).
En revanche, un renouvellement avec augmentation du loyer ou modification des conditions du contrat initial peut, le cas échéant, donner lieu à rémunération d’un tiers et par suite à partage d’honoraires.