Pour couvrir certains frais de leurs salariés, les entreprises peuvent leur verser des remboursements de frais, indemnités forfaitaires ou allocations en nature telles que la mise à disposition d’une voiture de fonction.
Les allocations pour frais professionnels
De quoi s'agit-il ?
Si ces sommes couvrent des dépenses privées, elles constituent un avantage en espèces imposable. Si elles sont destinées à couvrir des frais professionnels, ces sommes, appelées « allocations pour frais professionnels », peuvent être exonérées d’impôt à une double condition.
Avant d’exposer ces deux conditions, soulignons qu’il ne faut pas confondre les allocations pour frais, qui couvrent les dépenses professionnelles propres du salarié, avec le remboursement de dépenses qui incombent normalement à l’employeur mais que le salarié a réglées provisoirement pour son compte (par exemple, des achats de petits matériels ou matériaux, des frais de réception et de banquet organisés à l’occasion d’un congrès, etc.). Ces remboursements ne sont jamais imposables au nom du salarié.
Savoir
En principe, les allocations qui couvrent des frais de repas n’ont un caractère professionnel et ne peuvent être exonérées que pour la part excédant le coût des repas qui auraient été pris à domicile (la prise en charge de ces derniers constitue un avantage en espèces, évalué et imposé comme tel). Toutefois, l’administration fiscale admet que les salariés en déplacement professionnel qui se font rembourser intégralement leurs frais de repas n’ont pas à imposer l’avantage correspondant à l’économie du repas qu’ils auraient pris à leur domicile.
1re condition de l’exonération : pas de double emploi avec la déduction pour frais
Les allocations pour frais professionnels ne sont exonérées que si ces frais ne sont pas déjà déduits du revenu imposable au titre des frais professionnels. Le sort des allocations dépend donc du mode de déduction des frais professionnels.
Si vous pratiquez la déduction forfaitaire pour frais de 10%
Les allocations sont exonérées, sauf si elles couvrent des frais censés être également couverts par la déduction forfaitaire de 10%.
Si vous optez pour la déduction des frais réels
Il faut inclure dans le revenu imposable la totalité des allocations et remboursements pour frais professionnels perçus, à l’exception de la prime de délocalisation attribuée, dans certaines situations, par l’Etat.
Toutefois, vous ne devez pas déclarer les éventuelles allocations spéciales que vous avez perçues pour couvrir des frais dont vous ne demandez pas la déduction au titre des frais réels.