Les salariés qui utilisent leur voiture (ou deux-roues) à des fins professionnelles, y compris pour les trajets domicile-lieu de travail, peuvent soit évaluer leurs frais en se référant à des barèmes kilométriques forfaitaires, soit déduire les dépenses réellement engagées s’ils sont en mesure d’apporter les justifications nécessaires.
En tout état de cause, seule la part des frais qui résulte de l’utilisation professionnelle peut être déduite. C’est ainsi que les frais de réparation consécutifs à un accident ne sont déductibles que si l’accident est survenu au cours d’un déplacement professionnel.
Les barèmes kilométriques
Le procédé d’évaluation le plus simple consiste à appliquer les barèmes kilométriques forfaitaires établis chaque année par l’administration pour les voitures, les vélomoteurs et scooters ou les motos. Cependant, ces barèmes ne peuvent être utilisés que si le salarié (ou son conjoint) est propriétaire du véhicule (ou copropriétaire : cas des partenaires d’un Pacs) ; ils ne peuvent pas être utilisés si le véhicule est loué ou prêté (par exemple, véhicule appartenant uniquement au concubin).
Ces barèmes prennent en compte les éléments suivants : dépréciation du véhicule, frais de réparation et d’entretien, dépenses de pneumatiques, carburant et primes d’assurance, frais d’achat des casques et protections.
Lorsqu’un salarié utilise plusieurs véhicules, le barème doit être appliqué de façon séparée à chaque véhicule.
Savoir
Peuvent le cas échéant être ajoutés au montant des frais évalués en fonction du barème les frais de garage ou de box (autres que ceux situés dans l’habitation principale), les frais de péage d’autoroute et les intérêts de l’emprunt contracté pour acheter le véhicule, mais seulement pour la part correspondant à l’usage professionnel du véhicule.
Les frais réellement supportés
Si le véhicule appartient au salarié, le montant déductible comprend la dépréciation annuelle (mais en aucun cas la totalité du prix d’achat), les intérêts de l’emprunt éventuellement contracté pour l’achat, les frais d’usage (frais de carburant, de garage, de stationnement, d’assurance), d’entretien et de réparation. La dépréciation du véhicule peut être calculée, pour la première année, par différence entre le prix d’acquisition, neuf ou d’occasion, et la valeur sur le marché d’occasion au 31 décembre et, pour les années suivantes, par différence entre les valeurs, sur ce marché, au 1er janvier et au 31 décembre.
Si le salarié est locataire du véhicule dans le cadre d’un contrat avec option d’achat (leasing), il peut en principe déduire le montant des loyers versés à la société de leasing ainsi que les frais d’usage, d’entretien et de réparation visés ci-dessus.
Savoir
Que le salarié soit propriétaire de son véhicule ou non, les frais de carburant peuvent être évalués selon des barèmes forfaitaires établis par l’administration. Ces barèmes, qui donnent un prix de revient kilométrique du carburant pour les voitures et pour les deux-roues, sont communiqués par l’administration fiscale en début d’année (début 2009 pour les revenus de 2008). Attention, il n’est pas possible d’utiliser à la fois les barèmes de frais de carburant et les barèmes kilométriques, car ces derniers tiennent déjà compte des frais de carburant.