Copropriété : l'assemblée générale

Qui prend l’initiative de la convocation ?

 

Le syndic doit convoquer une assemblée générale :

-­ chaque fois qu’il le juge utile ;

-­ au moins une fois par an au plus tard dans les 6 mois de la fin de l’exercice comptable pour faire voter le budget prévisionnel ;

-­ dans les 15 jours d’une catastrophe technologique ayant endommagé les parties communes de l’immeuble pour décider des travaux de remise en état (l’assemblée doit se réunir dans les 2 mois de la catastrophe) ;

-­ chaque fois que le conseil syndical, ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix des copropriétaires, le demande par lettre recommandée avec demande d’avis de réception en joignant l’ordre du jour projeté.

On a vu comment le président du conseil syndical peut convoquer l’assemblée générale à la place du syndic. Si le président est lui-même défaillant, tout copropriétaire autorisé par le président du tribunal de grande instance, ou un administrateur désigné par le tribunal à cet effet, peut le suppléer.

Le syndic dont le mandat est terminé ou est annulé n’a plus qualité pour convoquer une assemblée. Toutefois, une assemblée convoquée par ce syndic n’est pas nulle de plein droit, elle est seulement annulable. Si l’annulation est demandée en justice par un copropriétaire, elle sera obtenue, mais tant que l’assemblée n’est pas annulée les décisions qui ont été prises s’imposent aux copropriétaires. L’action en nullité doit être introduite dans les deux mois de la notification du procès-verbal d’assemblée.

 

Qui peut participer à une assemblée générale ?

 

Tous les copropriétaires doivent être convoqués aux assemblées générales même si les décisions à prendre ne les concernent pas personnellement.

Une personne étrangère à la copropriété, par exemple un huissier, ne peut pas assister à une assemblée générale sauf autorisation donnée par l’assemblée elle-même ou par le président du tribunal de grande instance.

Lorsqu’un lot de copropriété appartient en propre à un époux (bien propre), lui seul est convoqué à l’assemblée. Lorsque le lot est un bien commun, la convocation doit être libellée au nom des deux époux (Arrêt de la Cour de cassation du 23 mai 2007), mais elle peut être adressée à « M. ou Mme » (Arrêt de la Cour de cassation du 19 décembre 2007).

Quand un lot est en indivision, par exemple entre des héritiers (indivision successorale) ou des concubins (acquisition en indivision), un mandataire commun doit être désigné. Ce mandataire peut être l’un des « indivisaires » ou un tiers. Il peut être désigné soit par le règlement de copropriété, soit d’un commun accord, soit par le président du tribunal de grande instance.

Les règles sont les mêmes lorsque la propriété d’un lot est démembrée entre un usufruitier et un nu-propriétaire.
Si une personne morale (société ou association) est copropriétaire, seul son représentant légal est convoqué et peut participer à l’assemblée générale. Par exception, dans les sociétés d’attribution, ce sont les membres associés et eux seuls qui doivent être convoqués à l’assemblée.

Dans ces sociétés d’attribution, également dénommées sociétés civiles de copropriété, les associés sont propriétaires de droits sociaux (parts ou actions) correspondant à un lot prédéterminé (appartement du 4e gauche, par exemple) et donnant vocation à l’attribution en propriété de ce lot lors de la dissolution de la société. Une clause du règlement de copropriété prévoit généralement que le représentant légal de la société d’attribution est également convoqué et participe à l’assemblée avec voix consultative.

Attention

Dans certaines hypothèses, principalement en cas de parties communes spéciales, la loi autorise la tenue d’une assemblée générale spéciale à laquelle ne sont convoqués que les copropriétaires concernés par les décisions à prendre. Par exemple, pour la réfection de la toiture du bâtiment A d’un ensemble immobilier, seuls les copropriétaires de ce bâtiment sont convoqués.

 

Modalités de convocation

 

En pratique, trois modes de convocation sont possibles : lettre recommandée avec demande d’avis de réception, remise en main propre contre signature d’un récépissé et télécopie avec récépissé (sous réserve que le copropriétaire ait communiqué au préalable et officiellement au syndic son numéro de télécopie). Une convocation par huissier est également possible.

La convocation doit être délivrée dans un délai d’au moins 21 jours avant la date de la réunion. Mais le règlement de copropriété peut exiger un délai plus important.

Le délai court à compter de la remise en main propre, du lendemain du jour de la première présentation par le facteur de la lettre recommandée au domicile du copropriétaire ou du lendemain du jour de la réception de la télécopie par le copropriétaire.

Lorsqu’une 2^e assemblée est réunie pour statuer à la majorité de l’article 24, après l’échec d’un premier vote à la majorité de l’article 25, le délai de convocation est réduit à 8 jours si l’ordre du jour est identique.
En cas d’urgence, le syndic peut convoquer une assemblée générale sans délai, par exemple si une canalisation menace de rompre et d’entraîner une inondation.

 

L’ordre du jour et les autres mentions de la convocation

 

La convocation doit indiquer :

-­ les lieu, date et heure de la réunion. Sauf indication contraire du règlement de copropriété, l’assemblée générale doit avoir lieu dans la commune où se situe l’immeuble. En dehors de cette contrainte, elle peut se tenir dans les locaux du syndic, chez un copropriétaire ou, formule plus onéreuse, dans une salle louée.

 

- Après l’envoi de la convocation, toute modification, notamment de date, d’heure ou de lieu de réunion, nécessite, sauf urgence, l’envoi d’une nouvelle convocation respectant le délai de 21 jours ou celui fixé par le règlement de copropriété ;

-­ les modalités de consultation des justificatifs des charges de copropriété lorsque l’assemblée doit statuer sur les comptes ;

­- l’ordre du jour.

L’ordre du jour est la liste des questions qui feront l’objet d’un vote au cours de l’assemblée générale. Ces questions doivent être formulées en termes précis faute de quoi l’assemblée ne peut pas délibérer valablement à leur sujet. Les questions non inscrites pourront être débattues mais pas votées.

C’est le syndic qui établit l’ordre du jour. Mais, en pratique, il a tout intérêt à y associer le conseil syndical.
A tout moment, un copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic d’inscrire une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Cette demande, faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (ou télécopie avec récépissé), doit formuler en termes précis la résolution à soumettre au vote.

 

Elle doit être accompagnée de tout document utile à l’information des copropriétaires, par exemple un devis pour une proposition de travaux. Lorsque la demande d’inscription est tardive, la question sera inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée suivante. Est tardive la demande reçue par le syndic alors que les convocations sont déjà mises sous plis pour envoi ou même seulement photocopiées (Réponse ministérielle Zocchetto du 14 décembre 2006).